Emitir tu primera factura como autónomo genera bastantes dudas. ¿Qué datos son obligatorios? ¿Tienes que aplicar retención? ¿Qué IVA corresponde? ¿Sirve una plantilla de Word?
Si te acabas de dar de alta o quieres asegurarte de cumplir con Hacienda, en esta guía encontrarás todo lo necesario: requisitos legales, ejemplos prácticos y una plantilla de descarga inmediata.
¿Qué es una factura y por qué es obligatoria?
La factura es el documento que acredita una entrega de bienes o prestación de servicios entre un profesional y su cliente. No es un simple papel: es el justificante legal para declarar ingresos, deducir gastos y responder ante una inspección fiscal.
Todo autónomo debe emitir factura por sus servicios, salvo excepciones concretas como ventas al por menor a particulares. La normativa base que regula esta obligación es el Reglamento de Facturación (RD 1619/2012).
Datos obligatorios que debe incluir toda factura
Según el Real Decreto 1619/2012, toda factura emitida debe contener obligatoriamente los siguientes datos:
- Número y serie: numeración correlativa sin saltos (por ejemplo: 2026-001, 2026-002).
- Fecha de expedición: y fecha de la operación si es diferente.
- Datos del emisor: nombre completo o razón social, NIF y domicilio fiscal.
- Datos del receptor: nombre o razón social, NIF y domicilio.
- Descripción de la operación: detalle claro del producto o servicio.
- Base imponible: importe antes de impuestos.
- Tipo de IVA: cuota resultante o mención de exención si aplica.
- Retención de IRPF: si el cliente es empresa o profesional.
- Importe total: suma final a pagar.
Facturas simplificadas: cuándo puedes usarlas
Para ventas de bajo importe a consumidores finales puedes emitir una factura simplificada (el antiguo ticket). Sin embargo, si tu cliente necesita deducirse el IVA, deberás expedir obligatoriamente una factura completa con sus datos fiscales.
IVA: qué tipo aplicar en tu factura
El tipo general de IVA en España es del 21%. Sin embargo, existen tipos reducidos del 10% y del 4% para actividades específicas como alimentación o libros.
Por otro lado, si tu actividad está exenta o facturas a una empresa europea con NIF-IVA intracomunitario (ROI), no debes repercutir IVA. En estos casos, se aplica la inversión del sujeto pasivo y se declara en los modelos correspondientes.
Retención de IRPF: ¿7% o 15%?
La retención de IRPF se aplica únicamente si eres profesional autónomo y facturas a empresas o a otros autónomos. Jamás debes incluir retención cuando tu cliente es un particular.
El porcentaje general aplicable es del 15%. No obstante, si estás en tu primer año de alta o en los dos siguientes, puedes aplicar un tipo reducido del 7%.
Para aplicar la retención del 7% debes cumplir estas condiciones:
- No haber estado de alta en el régimen de autónomos el año anterior.
- Estar dado de alta en una actividad profesional (sección segunda de IAE).
- Notificar previamente y por escrito a tu cliente que cumples los requisitos.
Por ejemplo, si te diste de alta en marzo de 2025, podrás aplicar el 7% durante 2025, 2026 y 2027.
Ejemplo práctico de cálculo
Supongamos que eres diseñador gráfico recién dado de alta y facturas 1.000 € de base imponible a una empresa:
- Base imponible: 1.000 €
- IVA (21%): +210 €
- Retención IRPF (7% nuevo autónomo): -70 €
- Total a cobrar: 1.140 €
Si llevaras más de tres años de alta, la retención pasaría al 15% (-150 €), resultando un total a cobrar de 1.060 €.
Plantilla de factura para autónomos
Una plantilla válida debe estructurarse con las siguientes secciones:
- Cabecera: datos fiscales del emisor y del cliente.
- Metadatos: número correlativo de factura y fecha de emisión.
- Cuerpo: descripción clara de los servicios prestados.
- Desglose: base imponible, cuota de IVA, retención de IRPF y total.
- Pie de página: número de cuenta bancaria y plazo de vencimiento.
Puedes descargar nuestra plantilla editable en Excel con los cálculos automáticos de IVA e IRPF para emitir tus facturas en formato PDF en pocos minutos.
¿Cuándo debes emitir la factura?
Como norma general, la factura debe expedirse en el momento de realizar la operación. Si el destinatario es una empresa o profesional, el plazo se extiende hasta el día 16 del mes siguiente a la prestación del servicio.
Cuánto tiempo debes conservar tus facturas
Es obligatorio conservar todas las facturas emitidas y recibidas. El plazo general es de 4 años para IRPF y 6 años por código de comercio. Además, en el caso de bienes de inversión, el periodo de conservación se amplía hasta los 10 años.
Facturas rectificativas: cómo corregir errores
Si cometes un error en una factura ya entregada, nunca debes borrarla ni modificarla directamente. La forma legal de corregirlo es emitiendo una factura rectificativa con su propia serie correlativa, haciendo referencia al documento que corrige.
Veri*factu y factura electrónica en 2027
El reglamento Veri*factu (RD-ley 15/2025) fija el 1 de julio de 2027 como fecha límite para que los autónomos adopten programas de facturación certificados que envíen registros a la Agencia Tributaria.
Por otra parte, la factura electrónica B2B de la Ley Crea y Crece exigirá el intercambio de facturas en formatos estructurados entre profesionales. Ambas normativas convivirán para digitalizar la gestión fiscal.
Errores frecuentes al facturar
- Dejar saltos sin justificar en la numeración correlativa.
- Omitir la retención de IRPF cuando el cliente es empresa o autónomo.
- Aplicar el 7% de IRPF sin haberlo comunicado por escrito previamente.
- Confundir un presupuesto con una factura sin validez fiscal.
- No guardar copia de las facturas durante el plazo legal obligatorio.
El error de la numeración correlativa es el que más veces veo en la práctica: muchos autónomos cambian de programa de facturación a mitad de año y empiezan la numeración desde cero, dejando un salto injustificado que puede llamar la atención en una comprobación. Si cambias de herramienta, continúa la serie donde la dejaste o abre una serie nueva claramente identificada (por ejemplo, “B-2026-001”).
Preguntas frecuentes sobre facturación de autónomos
¿Puedo facturar sin estar dado de alta como autónomo?
No. Para emitir facturas de forma legal necesitas estar dado de alta en Hacienda (modelo 036/037) y, en la mayoría de los casos, también en la Seguridad Social.
¿Qué pasa si me olvido de aplicar la retención de IRPF a una empresa?
Debes emitir una factura rectificativa corrigiendo el importe. Si ya declaraste ese trimestre sin la retención, tendrás que regularizarlo en tu siguiente declaración.
¿Puedo usar Excel o Word para facturar en 2027?
No, a partir del 1 de julio de 2027 la normativa Veri*factu exige usar software de facturación certificado que envíe los registros a la Agencia Tributaria. Las plantillas manuales dejarán de ser válidas.
¿Tengo que numerar las facturas por orden de fecha?
Sí, la numeración debe ser correlativa y sin saltos dentro de cada serie, siguiendo el orden cronológico de emisión.
Conclusión
En resumen, hacer una factura correctamente requiere revisar los datos obligatorios, aplicar el tipo de IVA adecuado y calcular la retención de IRPF si procede. Utilizar una plantilla automatizada te ayudará a prevenir errores contables mientras preparas tu negocio para los próximos cambios normativos de 2027.
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